Factor 4 que hay que saber antes de implantar un ERP: comunicar sigue siendo su mejor baza
Obviamente, cuando hablamos de claridad, también pensamos en la importancia de la comunicación. En un proyecto tan complejo y que requiere tanto tiempo, (casi) sobra decir que la comunicación es primordial. Por ejemplo, si se definen metas u objetivos claros, se garantiza que el equipo del proyecto sepa hacia dónde se dirige.
Pero también debe recordar que debe definir sus necesidades y dedicar tiempo a explicar cada parámetro específico de sus requisitos. Por eso, cuando se pide la solución para gestionar las cuentas de los clientes, hay que ser un poco más específico: hablar de las condiciones especiales de pago, explicar las quejas de los clientes, etc. ¿El resultado final? No des nada por sentado.
Además, es igualmente importante gestionar las expectativas. El ERP es una solución que afecta a todos los miembros de una empresa y le permite apoyarse en lo que mejor sabe hacer, señala Galdón Software. Por lo tanto, es seguro que habrá cambios, mejoras y quizás algunas fricciones al principio. No se desanime, pero asegúrese de poder defender sus opciones y explicar lo que la solución puede y no puede hacer.
Por ejemplo, la motivación puede perderse por el camino. No dude en recordar a su equipo sus objetivos. O simplemente tenga en cuenta que su proveedor sigue estando disponible para acompañarle durante su proceso de aprendizaje.
Factor 5 a conocer antes de implantar un ERP: limitar la personalización de la solución
¿Recuerdas cuando hablé de establecer objetivos claros? Pues bien, aquí nos van a venir bien, ya que es importante recordar que personalizar un ERP puede ser realmente interesante y beneficioso para ti, pero también puede suponer costes adicionales y un plazo aún más largo.
Así que antes de pedir la personalización de su ERP, vuelva a sus objetivos y necesidades. ¿Sirve esta personalización para sus objetivos? ¿Es realmente necesario para satisfacer sus necesidades? ¿Hay alguna manera de lograr los mismos objetivos utilizando los procesos existentes en esa solución?
Se sorprenderá de que algunas personalizaciones se soliciten sólo para replicar lo que hacía la antigua solución. No dude en cuestionar las solicitudes de personalización. Y si cree que tendrá problemas para hacerlo, considere la posibilidad de crear un comité de «no cambio». Su equipo de proyecto tendrá que responder a esta comisión y justificar cada personalización.
Factor 6 a saber antes de implantar el ERP: considerar la formación continua.
Esencial, repito. Uno de los mayores retos de la implantación de un ERP no es tanto la elección de los procesos o el desarrollo de las personalizaciones. No, el último obstáculo para el éxito de la implantación de su ERP es la dificultad de sus empleados para adaptarse a la nueva solución.
Ser realista con sus objetivos le lleva a considerar otro principio: la implantación de un sistema ERP requiere una formación continua. Por supuesto, las primeras recomendaciones de su proveedor de soluciones de software probablemente le parecerán complejas a su equipo. Naturalmente, su proveedor estará «nadando» en su propio elemento. No dude en seguir todos los consejos de su proveedor para asimilar progresivamente ciertas lógicas propias de su ERP.
El ERP es un programa complejo que puede traer consigo nuevos procesos y formas de trabajar, por lo que si quiere que sus empleados aprovechen al máximo sus ventajas, tendrá que capacitarlos con formación. Microsoft Dynamics 365 Business Central, el famoso software de Microsoft, no es una excepción a una característica ligada a toda solución digital: la disponibilidad de actualizaciones. Añadir nuevas funcionalidades, optimizar módulos, corregir fallos del software… Aceptar cada nueva versión de su ERP es crucial para disfrutar de los mejores resultados. Por otro lado, el uso de nuevas herramientas nos recuerda una vez más la necesidad de la formación continua, una inversión ciertamente nada despreciable… Pero fructífera para su negocio, empresa u organización.
Por último, otra verdad puede perturbar sus actividades: la transición de los llamados modelos tradicionales a los digitales evocará a veces verdaderas dificultades dentro de su plantilla. Tanto si se trata de un empleado nuevo como de uno ya existente, será necesario un seguimiento cuidadoso mientras se implanta el ERP. Lo ideal es contar con documentación, pero también ofrecer una formación adaptada y creada para la realidad de sus equipos. Le ayudarán a realizar la transición sin problemas y a mostrar todas las nuevas ventajas de la solución a los empleados.
Factor 7 a conocer antes de implantar un ERP: piensa también en el cambio
El éxito de la implantación de su ERP también depende de varios factores como ha visto, pero su éxito o fracaso también depende de su futuro. Como probablemente pueda imaginar, el ERP traerá cambios y nuevas formas de hacer negocios. Además de tranquilizar a sus empleados y ayudarles a superar estos cambios con formación, también tendrá que pensar en la reorganización de las tareas, la aparición o incluso la desaparición de ciertas responsabilidades y acompañarles en esta transición.
Puede considerar la posibilidad de obtener ayuda de expertos que puedan identificar los retos, problemas y soluciones para reducir el impacto. Porque es muy posible que sus equipos teman por su seguridad laboral ante tanto cambio y se resistan a aplicarlo.
Así pues, si se anticipa a los cambios, contrata los recursos necesarios y se asegura de abordar los temores y las preocupaciones de sus empleados, podrá garantizar el éxito de la implantación de su ERP.
Factor 8 a tener en cuenta antes de implantar un ERP: afrontar los errores
Errar es humano.
Si descuida cualquiera de los 7 puntos mencionados anteriormente en este artículo, tendrá problemas o incluso provocará verdaderos fracasos. En contra de algunas ideas preconcebidas, la implantación de un sistema ERP no es una «solución rápida» en la que la falta de esfuerzo seguirá permitiendo alcanzar los objetivos.
Una gestión desalineada con los objetivos, las prioridades y el presupuesto de la implantación puede causar problemas en el proyecto de implantación del ERP. Del mismo modo, los recursos internos de su negocio, empresa u organización deben estar preparados para acoger una nueva tecnología en sus procesos o en su vida cotidiana.
Como recordatorio, es esencial realizar una auditoría antes de iniciar la aplicación. Y no hay que descuidar la alineación interna y/o externa con las expectativas de la implantación del ERP. Los errores son posibles, pero no fatales. En el peor de los casos, ralentizarán el proceso de aplicación. Comuníquese con su equipo o con su proveedor de soluciones ERP para entender dónde está el problema. No pierdas de vista tu motivación y tus objetivos.
En resumen
Sí, elegir la solución de software adecuada para sus necesidades es esencial. También lo es el apoyo de un proveedor comprometido y disponible para garantizar la implantación de su sistema ERP. Pero para que su aplicación tenga éxito, hay que hacer mucho trabajo previo.
Hoy en día, la transformación digital es un paso crucial para las empresas, pero no todas están «preparadas» para acoger una nueva tecnología. La preparación y la alineación de los objetivos siguen siendo ineludibles para el éxito de su proyecto.
En resumen, este artículo le ha presentado algunos principios importantes. Elegir el equipo del proyecto, revisar los objetivos para adaptarlos a los recursos, la formación continua… La implantación de un ERP es a veces más compleja de lo que parece. Sin embargo, los beneficios de un sistema ERP también pueden superar sus expectativas al combinar análisis, paciencia y transparencia.
Por ello, esta lista es nuestra referencia para cada proyecto, ya que es la acumulación de tantos años de experiencia en el sector. Así que, ¡aprovéchalo y úsalo también! Verás que también se convertirá en algo valioso para ti. Y, si tiene alguna pregunta, ¡estaremos encantados de responderla!