Independientemente del perfil de su negocio, empresa u organización, la implantación de un sistema ERP adecuado se considera actualmente un paso esencial para la optimización del negocio. En resumen, estos paquetes de software ofrecen numerosos módulos. Estos módulos le permiten centralizar la información crucial para alcanzar determinados objetivos: la satisfacción y la fidelidad de los clientes, así como una organización perfectamente estudiada y eficaz dentro de su equipo.
Si el seguimiento de varias etapas puede definir o no el éxito del despliegue de un ERP, ciertos requisitos previos también merecerán su interés antes de proceder a una implantación, detalla Galdón Software. El resto de este artículo le presentará estos principios especialmente cruciales.
Factor 1 a saber antes de implantar un ERP: realizar una auditoría exhaustiva
No es de extrañar que la implantación de un sistema ERP requiera una exhaustiva auditoría previa. Al fin y al cabo, cada empresa, corporación u organización es única. Por tanto, sería impensable preparar el despliegue de una solución inadecuada sin haber considerado sus propios elementos.
Evidentemente, las prácticas y los métodos internos serán cruciales. Del mismo modo, la dotación de personal y la base de conocimientos merecerán una auditoría completa. Además, los recursos y las capacidades definirán aquí una estrategia específica, pero también los objetivos, las necesidades y los riesgos acordes con sus actividades. El interés de los profesionales será, naturalmente, identificar y evitar en lo posible los escenarios indeseables.
Por último, el estudio de las asociaciones actuales (o previstas) completará esta auditoría preliminar para identificar las necesidades y, por tanto, una solución informática adaptada. El análisis, la objetividad y la transparencia serán las palabras clave durante esta primera etapa especialmente crucial.
ATENCIÓN, ¡no olvide convertir sus datos durante la auditoría! Usted ha trabajado durante años para construir su base de datos y es esencial para el progreso y el rendimiento de su empresa. ¿Qué hacer con él una vez implantado el ERP?
Es esencial pensar en la conversión de sus datos para su nuevo ERP. Ojo, esto será probablemente uno de los mayores dolores de cabeza de su implementación, pero no debe ser subestimado de ninguna manera. Averigüe el estado de sus datos antes de iniciar el proceso y también elija qué datos convertir y cuáles no.
Factor 2 a tener en cuenta antes de implantar un ERP: crear un equipo de proyecto
La formación de un equipo de proyecto sigue inevitablemente a la primera fase de auditoría. Sin embargo, el nombramiento perfectible de su equipo podría afectar a los primeros resultados de la implantación de su sistema ERP. He aquí algunas recomendaciones.
En primer lugar, recuerde que es preferible un equipo pequeño, independientemente del tamaño de su empresa u organización. Lo ideal es que la designación de un director de proyecto y de 2 a 3 colaboradores sea suficiente para terminar de componer su equipo. El papel de cada jugador debe estar perfectamente definido para limitar la fragmentación y alcanzar tus objetivos… ¡Coordinar para una mayor eficacia!
Del mismo modo, aunque a veces es prioritario elegir en función de la jerarquía, es preferible la composición de un equipo mixto en función de las competencias. Esta estrategia garantizará la satisfacción de las necesidades empresariales.
Por último, la composición de un equipo de proyecto en el marco de la implantación de un sistema ERP también hará referencia a la designación de un responsable que actuará como enlace entre su empresa y el equipo encargado de implantar su solución de software. En resumen, la composición de su equipo de proyecto no puede basarse en los llamados factores de «azar», así que tómese el tiempo de analizar el perfil de su plantilla. Este gestor de proyectos se encargará de hacer un seguimiento de las finanzas, los plazos y los problemas, pero también de ayudar a encontrar soluciones globales y negociar compromisos para la implantación de un ERP que funcione para todos. Por ello, asegúrese de contar con alguien que conozca bien la organización y tenga experiencia en la gestión de proyectos transversales.
Recuerda que estás trabajando para implantar una solución de gestión que te ayude en todos los aspectos de tu empresa, no para escribir código o instalar programas, no es un proyecto tecnológico. Por lo tanto, tendrá que pensar en crear un equipo de proyecto cuyas habilidades y actividades en la empresa les permitan conocer sus procesos, sus operaciones y los métodos de trabajo de los diferentes sectores. ¿Por qué deberían hacerlo?
Porque este equipo se encargará de definir los procesos del ERP, de documentar, de confrontar ciertas ideas, de darles vida y también de convencer a todos los demás colegas de los beneficios. Son un poco como sus evangelistas.
Factor 3 a tener en cuenta antes de implantar un ERP: sé realista con tus objetivos
Hay que dejar algo claro desde el principio. ¿Cómo se puede desarrollar un negocio, una empresa o una organización sin ambiciones? Paradójicamente, es necesario ser realista para ver resultados reales. La implantación de un ERP requerirá todo lo que tiene: sus mejores recursos, sus empleados más versátiles y, por supuesto, su tiempo.
La expresión «Roma no se construyó en un día» adquiere aquí todo su significado.
Por ejemplo, todas las personas que vayan a trabajar estrechamente en el desarrollo de procesos y en la implantación del ERP tendrán que poder dedicarle tiempo completo. Como se trata de una tarea a largo plazo y exigente, es imprescindible liberar a estas personas de sus tareas habituales para no retrasar el proceso de implantación. Empezar de cero, casi de cero o volver a empezar significa invertir tiempo y energía antes de obtener resultados concretos.
Por ejemplo, puede que tenga que pensar en redistribuir las tareas en sus equipos e incluso contratar personal adicional para que le ayude a realizar este trabajo. De este modo, se asegurará de que el equipo del proyecto no se sienta abrumado por la magnitud de la tarea, de que sea capaz de cumplir los objetivos y el plazo, y de que tenga un ERP que le siga durante mucho tiempo.
Además de tiempo y recursos, necesita objetivos claros. Necesitas respuestas a preguntas y objetivos que sean comprensibles para todos los miembros del equipo:
¿Por qué sustituimos la solución actual?
¿Cuáles son los problemas que hay que resolver?
¿Cuáles son los factores de éxito del propio ERP?
Así es como puedes asegurarte de que cada decisión tomada durante el proceso (y habrá un millón de ellas, créeme) sirva para estos objetivos. Es usted quien debe dar un espíritu al proyecto y dotarlo de objetivos claros.